ELEKTRONİK ORTAMDA TİCARİ DEFTER TUTMA ZORUNLULUĞU GETİRİLEN ŞİRKETLER HAKKINDA DÜZENLEME YAYIMLANDI

14.02.2025 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan düzenlemeye göre, bir kısım şirketlere ve yeni kurulacak şirketlere ticari defterleri (Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri) elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirilmişti.

İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğe göre,

– 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen Kollektif, Komandit, Anonim, Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit ve Limited Şirketler ile Kooperatifler.

– 01.07.2025 tarihinden itibaren, Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler.

Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortamda tutmak zorundadır.

Yukarıda iki madde halinde belirtilen şirketlerin dışında kalan şirketler ise ihtiyari olarak bu tebliğ kapsamındaki defterlerini elektronik ortamda tutabilecekler. Bu durumda ise defterlerin tamamını elektronik ortamda tutmaları gerekecektir.

Defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun yeniden fiziki ortamda defter tutamayacaktır.

Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır.

1/7/2025 tarihinden itibaren;

a) Tebliğin 5/b maddesi uyarınca fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde, Tebliğ ekinde yayımlanan Ek-1’deki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte,

b) Defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak isteyen şirketler;

Tebliğin ekindeki Ek-1’de yer alan örneğe uygun düzenlenen bir kararla, kararın alındığı hesap dönemi içinde, alınan kararın bulunduğu hesap dönemi içinde başvurmamaları halinde ise sonraki hesap dönemlerinde yeni bir karar alarak,

Noterliğe başvurup, fiziki defterlerinin kapanış onayını yaptırmaları,

c) Kapanış onayında noterliğin, fiziki deftere “kapanışın elektronik deftere geçiş amacıyla yapıldığı bilgisiyle işlemin yapıldığı tarih ve sayıyı” şerh olarak işlemesi,

Ayrıca, şirket tarafından kullanıcı olarak belirlenen kişi ile defter kapanış bilgilerinin sisteme tanımlanması,

Gerekmektedir.

3- Sistemde kayıtlı Kullanıcı ile ilgili yapılacak değişiklikler için Tebliğ ekinde yayımlanan Ek-2’deki örneğe uygun olarak hazırlanan bir formla notere veya ticaret sicili müdürlüğüne başvurulabileceğinden, noterliğe başvurulması halinde, Kullanıcı bilgisi noter tarafından sisteme tanımlanacaktır.