V.U.K.’nun 242.nci maddesinin 2 numaralı fıkrası uyarınca T.C. Maliye Bakanlığı; Elektronik Defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutturmaya yetkilidir.
Günümüzde defter ve kayıtların artık eski usullerde olduğu gibi; evrakların yevmiye defterine dolma kalemle yazılması, o kayıtların büyük deftere (defteri kebir) aktarılması, sayfalarca mizanların düzenlenmesi ve nihayet daktilo ile Mali Tabloların düzenlenmesi devri artık mazide kaldı. Gerçi bazı meslektaşlarımızdan eski nostalji yıllarındaki gibi defter tutanların olduğu sohbetler esnasında ortaya çıkmaktadır.
Defter kayıt ve belgelerin tutulması işletmenin ortaklarına, Devlete ve Kamu’ya karşı olan yükümlülüklerini şeffaf bir şekilde yansıtabilmesi açısından önem arz etmektedir. Defter ve belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi artık günümüzde bir lüzum haline gelmiştir. Ancak Maliye Bakanlığı’nın uygulama şekli çok önemlidir.
Bizce Muhasebe verileri, işletmelerin bünyesine, büyüklüğüne, faaliyet konularına göre özellik arz etmektedir. Maliye Bakanlığı Elektronik Ortamda Muhasebe tutulması ve belge tanzimi yönündeki tebliğinde Elektronik ortamda tutulacak defter ve belgelerin Programlarını tekdüzeliğe, standartlaştırmaya gitmeye çalışmaktadır. Oysaki Maliye Bakanlığının gayesi İşletmenin işlemlerinin takibi, İşlemleri neticesinde oluşan Mali Tabloların doğruluğudur. Muhasebe programlarının standardizasyonu görevi değildir.
Hele hele sektörler itibari ile farklı verileri tutma ihtiyacı olan programları tek tipe indirme hiç değildir.
Bu bağlamda Maliye Bakanlığı’nın Elektronik belge ve defterden anladıkları da tamamen dizim düşüncemiz ile aynı değildir. Bizce elektronik belge, V.U.K.’na göre düzenlenen belgelerin Bilgisayar ortamında düzenlenmesi, Ancak halen uyulması gerektiği gibi Tüm belgelerin En az 2 örnek düzenlenmesine devam edilmelidir. Elektronik Defter ise; Bilgisayar ortamında girilen kayıtların, belli dönemlerde Her ayın kaydı en geç Ertesi ayın son günü sonuna kadar Maliye Bakanlığı’na Mail veya Cd halinde gönderilmesi gereken data olmalıdır. Bu datada aşağıdaki hususlar olmalıdır.
Elektronik Belge ve Defterlerin Hazırlama Formatı,
- Genel Bilgiler : Firma Adı, Soyadı/Ünvanı, Adresi, Vergi Dairesi ve Nosu, T.C. Kimlik Nosu, Data Dönemi (Örneğin, 2006-Haziran Sonu)
- Yevmiye Bilgileri : Tarih, Yevmiye No, Hesap No, Hesap Adı,Açıklama , Tutar, Borç, Alacak
- Defteri Kebir : Hesap No ve Hesap Adı, Tarih, Yevmiye No, Açıklama, Tutar, Borç, Alacak
- Mizan : Aylık içi Mizan, Genel Mizan, Ana Hesap Mizan, Alt Hesap Mizanı
- Bilanço: Aktif Hesaplar ve Tutarlar, Pasif Hesaplar, Tutarlar
- Gelir Tablosu : Gelir Tablosu Hesapları
- Diğer Ek Mali Tablolar
- Aylık Alış ve Satış Fatura Bilgisi (Ba, Bs Formu şeklinde )
Yer almalıdır. Bu datanın Formatı, Maliye Bakanlığınca belirlenebilir. (Örn.txt, ASCII v.b.)
Maliye Bakanlığı Tebliği ile Bu tarz bir belirleme yerine genel kullanımı zor şartlarla Elektronik belge Düzenleme ve Defter Tutma Usullerini belirleyerek, Mükelleflerin ve/veya S.Muhasebe / S.Muh.Mali Müşavirlik hizmeti yapan meslek mensuplarının hızlı sisteme girişleri yavaşlatılmıştır.
V.U.K.’nun 361.Sıra Numaralı Tebliği ile Maliye Bakanlığı’ndan önceden izin alınması zorunluluğu ve Sistemin mevcut olması ve bu sistemi hangi kadro ile yürütüleceğinin izah edilmesi şartı ile ancak mükellefler Elektronik ortamda defter tutabilecek ve elektronik belge düzenleyebilecektir.
Kanımızca Maliye Bakanlığı’da uygulamanın başlayacağı 2007 yılından itibaren eksiklikleri görüp ilgili düzeltmeleri yapacağına inanıyoruz. Aksi halde Elektronik Belge Düzenleme ve Defter Tutma Tebliği Yasada olan bir haktan ileri gitmeyecektir.
Ahmet GÜNDÜZ – YMM